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Quel logiciel utiliser ? Calculez le RSI pour faire votre choix.

Par Robert Green

"Quels sont les outils logiciels les mieux adaptés à mon entreprise ?" C'est la question que se posent les utilisateurs de logiciels et les décideurs dans bon nombre d'environnements de conception. "Vaut-il mieux préférer AutoCAD à AutoCAD LT ?", "Revit est-il vraiment plus avantageux qu'AutoCAD Architectural ?" De telles questions ouvrent la voie à deux scénarios qui doivent être analysés en termes de coût et de valeur ajoutée des outils. Que vous soyez utilisateur, responsable CAO ou chef de projet, ces questions peuvent vous faire tourner la tête.

Mais si vous réfléchissez un peu, elles sont toutes axées sur un même thème : quel est l'outil logiciel qui convient le mieux à vos utilisateurs et à votre entreprise ?

Si vous considérez ces questions de ce seul point de vue, la réponse est simple : l'outil adapté est celui qui optimise la productivité de vos utilisateurs et qui génère le meilleur retour sur investissement (RSI) pour votre entreprise.

Qu'est-ce que le RSI ?

Le retour sur investissement, ou ROI (Return On Investment), est une approche mathématique basée sur les données qui permet de prendre des décisions complexes liées à l'achat de logiciels de CAO. En calculant le RSI, votre entreprise peut baser ses décisions sur une logique commerciale implacable, et non sur le désir ou l'émotion.

L'équation de base du RSI est simple :

Si vous examinez cette équation, il apparaît clairement que l'utilisation d'un logiciel, quel qu'il soit, doit engendrer des économies suffisantes pour justifier le coût lié à son achat ou à l'octroi d'une licence. Et puisque nous divisons les économies réalisées par les coûts, une stratégie maximisant les économies et minimisant les coûts engendrera le meilleur retour sur investissement.

Prenez par exemple le scénario de base suivant

Après avoir fait l'acquisition d'un logiciel dont les frais de licence s'élèvent à 500 $ par an, votre entreprise parvient à économiser 2 000 $ de frais de main-d'oeuvre. Elle obtient donc un excellent retour sur investissement de 400 % (voir figure ci-après).

En quoi cela est-il important ?

Quel que soit le poste que vous occupez, vous pouvez accroître la stabilité de votre emploi en faisant appel à un logiciel de CAO intelligent qui permet à votre entreprise de gagner du temps et de réduire les coûts. La façon dont vous percevez la CAO et le RSI dépend en général de votre rôle dans l'organisation. La plupart des entreprises comptent différents groupes :

Utilisateurs de logiciels de CAO et responsables CAO : les deux groupes cherchent à réaliser des économies en mettant à profit les technologies du nouveau logiciel de CAO.

Responsables CAO et chefs de projet : les deux groupes cherchent à contrôler les coûts associés à l'implémentation du nouveau logiciel de CAO.

Dirigeants : ce groupe vérifie que les estimations en termes d'économies et de coûts sont suffisantes pour garantir un RSI élevé.

Le groupe auquel vous appartenez détermine les mesures que vous devez prendre pour trouver un logiciel garantissant un RSI élevé :

Utilisateurs de logiciel de CAO et responsables CAO : trouver de nouvelles façons d'utiliser le logiciel de CAO pour augmenter la productivité.

Responsables CAO et chefs de projet : s'assurer que le nouveau logiciel de CAO fonctionne et qu'il peut être mis en oeuvre dans les limites du budget.

Dirigeants : tout remettre en question et valider tous les calculs.

Economies : temps = argent

Dans la plupart des environnements de conception, la durée d'une tâche de CAO correspond au nombre d'heures qu'il faut à l'utilisateur d'un outil de CAO pour la mener à bien, de sa création jusqu'aux annotations finales. Pour calculer le coût total du projet, le nombre d'heures est multiplié par le coût de la main d'oeuvre (coût du travail de l'utilisateur de l'outil de CAO) :

Coût d'un projet = durée (h) x coût de la main d'oeuvre (€/h)

Si vous examinez cette équation, vous pouvez en tirer deux conclusions :

  • Le temps, c'est vraiment de l'argent, puisque la durée est directement proportionnelle au coût du projet.
  • Plus le coût de la main d'oeuvre est élevé, plus le projet est onéreux.
  • Si le coût de la main d'oeuvre ne change pas, le seul moyen de faire baisser le coût du projet consiste à réduire le nombre d'heures.

Qu'ils soient dessinateurs ou ingénieurs, les utilisateurs d'outils de CAO engendrent généralement des coûts de main d'oeuvre élevés. Si vous arrivez à leur faire gagner du temps, votre entreprise réalisera des économies importantes. Il peut donc être judicieux de faire appel à un outil logiciel plus puissant capable d'améliorer la productivité des utilisateurs, car la réduction des coûts du projet peut suffire à rentabiliser la différence de prix.

La question suivante se pose alors logiquement : "Où sont les principales sources d'économies dans votre environnement de CAO ?"

Identification et quantification des économies

Pour évaluer les économies potentielles au sein de l'environnement de CAO de votre entreprise, tous les utilisateurs et responsables de CAO doivent se poser les questions suivantes :

Quels sont les processus les plus redondants ? Si vous identifiez les tâches que vous répétez le plus souvent, vous pourrez optimiser les avantages de la mise en place d'une stratégie d'automatisation ou d'un logiciel de CAO plus avancé pour votre entreprise.

Qu'est-ce qui m'amène à faire des erreurs ? Les erreurs sont souvent le résultat de saisies manuelles incorrectes ou de mauvais calculs mathématiques. Il est possible d'y remédier en faisant appel à des logiciels de conception intelligents. En éliminant les erreurs, un logiciel de CAO avancé capable de réaliser des calculs de génie civil, d'ingénierie mécanique ou d'éléments architecturaux peut vous faire gagner un temps précieux.

Quels sont les problèmes auxquels sont confrontés les autres utilisateurs ? Si vous trouvez un logiciel de CAO qui parvient aussi à éliminer les problèmes que rencontrent vos collègues, les économies potentielles deviennent plus importantes.

Quelles sont les choses que je peux améliorer ? Au lieu de vous pencher uniquement sur la productivité, réfléchissez à la façon dont vous pouvez améliorer la qualité de votre travail et au rôle que peut jouer un logiciel de CAO plus pointu. Citons par exemple la création d'illustrations ou de rendus pour le service marketing en moins de temps, l'identification des conflits dans les conceptions architecturales ou encore une meilleure prise en charge des efforts de construction grâce à l'amélioration de l'aménagement du territoire dans les conceptions civiles.

Dans vos tâches de CAO de tous les jours, gardez un carnet à portée de main pour y noter toutes les idées qui vous viennent à l'esprit pour gagner du temps, réduire les problèmes et améliorer la qualité de votre travail. Vous serez surpris du nombre d'idées que vous recueillerez. Ne perdez pas de vue que les petites tâches répétitives sont parfois celles qui vous font perdre le plus de temps !

Scénario hypothétique

Pour vous aider à bien comprendre le processus d'ensemble d'identification des économies et de calcul du RSI, nous allons examiner en détail un scénario hypothétique tiré du monde de l'entreprise.

Société fictive : XYZ Steel Detailing fournit des services de conception personnalisés pour une clientèle variée. Elle fait appel à des dessinateurs de structures en acier qui réalisent plusieurs dessins de fabrication par semaine. Ceux-ci ont à charge environ 150 projets par an et sont rémunérés en moyenne 25 $ de l'heure.

La société utilise actuellement AutoCAD LT, car ses frais de licence sont moins élevés que ceux de la version complète d'AutoCAD (360 $ par an contre 1 045 $ par an).

Idée d'économie potentielle : l'un des dessinateurs estime que la version complète d'AutoCAD pourrait accroître la productivité. Contrairement à LT, la version complète d'AutoCAD prend en charge certains programmes AutoLISP du domaine public qui permettent d'automatiser les tâches répétitives et d'économiser du temps sur chaque projet.

Pour évaluer ce scénario, les mesures suivantes sont prises :

Analyse comparative : après avoir téléchargé une version d'évaluation de 30 jours d'AutoCAD, le dessinateur exécute certains programmes AutoLISP sur un échantillon représentatif de projets et identifie les résultats suivants :

  • Avec LT, il faut en moyenne 12 heures pour mener à bien un projet.

  • Grâce à AutoCAD et aux programmes AutoLISP, le dessinateur peut terminer un projet type en 10 heures, soit une économie de 2 heures par projet.

Calcul des économies réalisées : compte tenu du coût de la main d'oeuvre de 25 $ de l'heure par dessinateur, l'entreprise peut réaliser des économies de 50 $ par projet (2 h x 25 $/h). Sur une année, ces chiffres deviennent significatifs, puisqu'un dessinateur peut réduire les coûts associés à l'ensemble de ses projets de 7 500 $ (50 $/projet x 150).

Première conclusion : sans passer par des calculs compliqués, les économies réalisées (7 500 $/an) semblent suffisantes pour justifier l'acquisition de la version complète d'AutoCAD (1 045 $ par an contre 360 $ par an pour la version LT). Mais effectuons toutefois les calculs pour nous en assurer.

Calcul du RSI :

Mesurez-vous l'importance du RSI ?

Le RSI joue un rôle très important dans la prise de décisions. Ainsi, si vous présentez les calculs de RSI ci-dessus à votre responsable, au lieu de lui déclarer simplement que vous avez "envie d'un nouveau logiciel", votre pouvoir de persuasion augmente considérablement.

Démarche associée au RSI

Si votre entreprise parvient à identifier des opportunités qui permettent clairement de dégager un RSI élevé, comme dans le cas de XYZ Steel Detailing ci-dessus, elle investira dans le nouveau logiciel. La difficulté consiste généralement à identifier les fonctionnalités logicielles qui permettront de dégager des économies substantielles, puis à travailler sur ces idées lors de l'implémentation afin de les adopter.

Les entreprises qui appliquent avec succès des méthodes basées sur le RSI ont plusieurs traits en commun qui peuvent se résumer ainsi :

Ce sont les utilisateurs qui suggèrent les économies possibles. Les utilisateurs qui se servent chaque jour des logiciels de CAO sont les mieux placés pour identifier les processus inefficaces, susceptibles de déboucher sur des économies.

Les équipes de gestion des projets/CAO définissent les priorités. Les suggestions des utilisateurs sont évaluées par les équipes de gestion des projets/CAO. De cette façon, les suggestions associées aux économies potentielles les plus importantes sont traitées en premier.

L'équipe de direction réalise le suivi des économies. A mesure que les suggestions des utilisateurs sont évaluées et implémentées, les économies réalisées et le RSI sont communiqués régulièrement à l'équipe de direction.

La société propose des primes. Un employé à l'origine d'une bonne idée de RSI qui est mise en oeuvre se voit remettre une récompense ou une petite prime de la part de l'entreprise.

A court terme, le RSI s'installe dans les mentalités. Chaque employé, de l'utilisateur de base d'un outil de CAO au responsable du plus haut niveau, réalise les gains qui peuvent émaner d'une utilisation plus efficace de la CAO. A plus long terme, une culture de l'amélioration permanente s'instaure, mesurée en termes de RSI et d'économies réalisées. Tout le monde s'emploie alors à améliorer l'utilisation de la CAO pour générer davantage d'économies.

Ajustement des coûts et du RSI

Dans l'exemple précédent, nous n'avons pas tenu compte du fait que tous les dessinateurs doivent apprendre à se servir des utilitaires AutoLISP avec AutoCAD pour gagner du temps. Nous devons donc calculer le coût total de l'implémentation du nouveau logiciel : 

Différence de coût entre les logiciels. Quels sont les frais annuels supplémentaires liés à l'acquisition du nouveau logiciel ?

Durée d'implémentation. Combien de temps faut-il à l'équipe de gestion de la CAO ou au personnel informatique pour implémenter le nouveau logiciel ?

Durée de la formation. Combien de temps faut-il pour former les utilisateurs au nouveau logiciel ?

Bien que la différence de coût du logiciel soit une dépense annuelle (encourue chaque année), les frais liés à l'implémentation et à la formation ne s'appliquent généralement qu'à la première année d'utilisation du logiciel. Cela signifie donc que l'implémentation d'un nouveau logiciel, quel qu'il soit, engendre davantage de dépenses la première année. Il est donc recommandé d'effectuer une analyse du RSI sur plusieurs années.

Ce n'est pas tout

Nous pouvons à présent élargir notre définition du RSI du logiciel :

Où Coûtsannée 1 = Coût du logiciel + formation + implémentation

Où Coûts année N = Coût du logiciel

Si vous considérez le RSI sur plusieurs années, vous pouvez facilement tirer les conclusions suivantes :

  • Le RSI correspondant à la première année d'un investissement logiciel est inférieur à celui des années suivantes, car les coûts sont plus élevés la première année.
  • Si un investissement logiciel dégage un bon RSI la première année, il n'en sera que meilleur les années suivantes en raison de la baisse des coûts.
  • Plus le nombre d'années de mise en service du logiciel est élevé, plus le RSI est important.

En résumé

Une boule de cristal n'est d'aucune utilité pour identifier les outils logiciels les mieux adaptés à vos utilisateurs. Inutile non plus d'acheter le dernier outil les yeux fermés, dans l'espoir qu'il vous donnera satisfaction. Pour prendre des décisions éclairées dont bénéficiera votre entreprise, suivez une approche basée sur le RSI. Cette méthode éprouvée vous permettra d'analyser les coûts et les gains de temps.

Bien sûr, vous devrez faire quelques efforts pour aboutir à une analyse réfléchie basée sur le RSI, mais la certitude de faire le bon choix pour votre entreprise n'en vaut-elle pas la peine ?

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